Gestion des utilisateurs

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Retour chapitre en cours : IX. Point de vue de l'administrateur

Sommaire

Principe d'utilisation

Il existe plusieurs façons d'importer des comptes sur Se3. Le but de l'import est de retrouver les comptes, mais aussi les groupes classes, matières, équipes.

l'import via sconet est possible et de loin préférable mais il est toutefois possible d'utiliser des fichiers texte pour les établissements ne disposant pas de sconet.


Import des comptes

Export préalable des fichiers sur l'application sconet

Attention, cette exportation devra s'effectuer depuis un poste du réseau administratif. A l'aide de votre navigateur internet, connectez-vous à sconet.

Sconet2.PNG

Une fois connecté sur sconet, choisir Accès base élève - mode normal, nous allons dans un premier temps récupérer le fichier "élèves".

Sconet3.PNG

Dans le menu de gauche, choisir successivement exploitation, extractions, exports standard, exports XML génériques et enfin Elèves sans adresses.

Sconet4.PNG

Le fichier est alors téléchargé au format "zip" , il ne vous reste plus qu'à le sauvegarder puis le décompresser.


Il nous reste maintenant à exporter le fichier "profs". Pour cela, revenez à la page d'accueil de sconet puis dans la partie Application STS, choisissez mise à jour.

STS1.PNG

Si besoin est, choisissez l'année en cours (plus tard dans l'année cet écran n'apparaît plus)

Dans la partie Exports...

STS2.PNG

...cliquez ensuite sur Emploi du temps


STS3.PNG

Le fichier est alors téléchargé sous la forme sts_emp_RNE_2007.xml, sauvegardez-le avec le fichier élève décompressé.

Utilisation des fichiers sconet dans l'interface web de se3

Fourniture des fichiers à l'interface et paramétrage

Cliquez sur le menu Annuaire puis Accès à l'annuaire.

Sconet 1.png

Dans la partie import / Export, choisissez importer les comptes en masse.

Puis choisir directement via des fichiers CSV/XML de sconet.

Vous arrivez alors sur l'interface suivante :

Sconet 2.png

Vous pouvez alors choisir d'importer les fichiers au format CSV ou XML. On vous conseille d'utiliser le format XML, plus complet.

Il vous faut alors avoir les fichiers qui vous seront demandés. A savoir ElevesSansAdresses.xml pour les élèves que vous devez exporter depuis sconet et pour le fichier professeur : sts_emp_RNE_2009.xml (RNE correspondant au RNE de votre établissement, et 2009 à l'année).

Une fois le chemin des fichiers sauvegardés indiqué, choisissez les options souhaitées. Chaque option est détaillée dans sa bulle d'aide.

Sconet 3.png

  • Prefixe éventuel : Cela est utile si vous avez dans le même établissement plusieurs types de structure. Par exemple, un lycée et un lycée professionnel. Cela ajoutera aux groupes le type d'établissement. Par exemple, si vous mettez LP les groupes classes seront de la forme Classe_LP_2-3. Cette option n'est pas utile si votre établissement ne comporte qu'un lycée ou un LP ou un collège.


  • Import annuel : Cette option est très importante. Lors du premier import de l'année, vous devez cocher cette case. Cela va supprimer les classes existantes et recréer les nouvelles. Cela ne se fait qu'une seule fois. Après, il vous est possible de rejouer un import mais alors vous ne devez plus cocher cette case.Nota Bene : même si l'établissement comporte 2 structures (LEP et LYC par exemple) et qu'il faille faire deux importations, il ne faut cocher importation de début d'année qu'une seule fois, c'est-à-dire lors de la première importation des membres de la première structure. En effet, la première importation annuelle va détruire tous les groupes de l'annuaire puis les recréer selon les fichiers fournis. Si une deuxième importation annuelle est effectuée, elle cassera tous les groupes créés à la première importation.


  • Simulation : Cela permet de voir ce qui va se passer.


  • Générer les fichier CSV : Génère les fichiers CSV à partir des fichiers XML. Vous ne devriez pas en avoir besoin.


  • Afficher les dates et heures dans l'import : Permet de connaitre le temps nécessaire à l'import et la création des groupes. Cette opération peut être assez longue en fonction du nombre d'élèves et du type de serveur dont vous disposez.


  • Créer les équipes sans les peupler : Début septembre, les services des professeurs ne sont pas encore remontés dans sconet, il est donc inutile de peupler des équipes avec des valeurs de l'année précédente. Cochez donc cette case si les VS n'ont pas encore été remontés.


  • Ne pas créer les groupes cours : ces groupes sont rarement utiles. Sauf usage bien particulier, vous pouvez vous permettre de ne pas les créer.


  • Ne pas créer les matières : Ces groupes varient peu d'une année sur l'autre et peuvent vous être utiles notamment si votre annuaire est partagé avec un serveur LCS. Il est donc recommandé de les créer. Ne cochez donc pas cette case.


  • Corriger le nom, prénom, sexe, date de naissance des comptes existants : il peut arriver que les comptes existants comportent des informations erronées (Sconet mal rempli, changement de nom d'un professeur qui se marie,...) . En cochant la case, vous autorisez les corrections des informations existantes si des changements sont repérés.

Lancement de l'import

Une fois vos fichiers sconet sélectionnés et vos choix d'options effectués, vous pouvez valider.

SE3 import6.png

L'interface vous indique quel mode vous avez choisi (simulation ou bien création), avant de vous proposer un rapport détaillé, en page annexe, au bout de quelques minutes.


SE3 import7.png

Le rapport étant particulièrement riche en informations, un sommaire vous permet d'aller directement à l'essentiel. Une copie de ce rapport est en outre envoyée par mail à l'adresse de l'administrateur du serveur.


SE3 import8.png

Ci-dessus un aperçu de la partie « création des comptes élèves » en mode simulation.

Cas des établissement ne disposant pas de sconet

Pour effectuer des tests ou bien pour les établissements ne disposant pas de sconet, il est possible d'alimenter l'annuaire à l'aide de fichiers texte. Ces fichiers devront être formatés correctement en utilisant le pipe (|, obtenu avec Altgr+6) comme séparateur. Le détail du format et la liste des fichiers à fournir sont détaillées dans l'interface web elle-même.

Par ailleurs, un ensemble de fichiers de test est disponible à cette adresse.


Enfin, les utilisateurs disposant d'une version de se3 inférieure à la 1.10 devront s'appuyer sur les deux documents suivants disponibles au format Open Office et Acrobat :

import_sts_sconet.odt

import_sts_sconet.pdf


Synchronisation des ressources Classes avec l'annuaire

Votre annuaire est désormais à jour, il vous faut ensuite mettre à jour les ressources Classes afin de prendre en compte les changements.

Pour ce faire, cliquez sur le menu « Gestion des partages» puis sur « Répertoires Classes ».

Refresh classes.png

Dans cette exemple, la classe de 6èmeG n'existait pas dans la structure de l'année dernière. Afin de créer cette nouvelle ressource, il suffit de la sélectionner puis de cliquer sur le bouton « créer ».

Toutes les autres classes en revanche existaient déjà mais doivent être synchronisées avec l'annuaire. En début d'année, il est conseillé d'utiliser la fonction « rafraîchir toutes les classes ». Cette opération va déplacer les répertoires élèves des classes vers les nouvelles. Les anciens travaux des élèves, s'ils existent seront quant à eux déplacés dans un sous répertoire "archive" dans le répertoire classe de l'élève. Ce répertoire archive restera disponible jusqu'à ce que l'administrateur du serveur procède au « nettoyage » de la classe concernée. Les documents déposés par les professeurs dans les répertoires « _travail » et « profs » de chaque classe sont conservés en l'état.


Nettoyage des comptes

Cette opération est nécessaire suite à un changement d'année scolaire. Elle vise à supprimer les répertoires personnels et les comptes des utilisateurs ayant quitté l'établissement.


Nettoyage comptes.png

Opérations courantes

Ce sont les opérations à effectuer au moins une fois dans l'année. La procédure se déroule en plusieurs étapes dont il est important de bien respecter l'ordre. Elle sont regroupées dans la section "opération courante".


  • Transfert des comptes orphelins dans la corbeille : Les comptes utilisateurs n'étant affectés à aucun groupe (comptes orphelins) sont mis à la corbeille. Cette action est à faire après une importation annuelle, les utilisateurs ayant quitté l'établissement seront mis dans la corbeille de l'annuaire LDAP (ces utilisateurs passent de la branche people à trash).


  • Examiner le contenu de la corbeille : Permet de vérifier les comptes présent dans la branche trash de l'annuaire qui seront supprimés et ainsi de déceler les éventuelles incohérences.


  • Récupération de comptes orphelins : En cas de problème lors de l'étape précédente, ce lien vous permet de restaurer des utilisateurs (ils migrent de la branche trash vers people de l'annuaire).


  • Effacer les homes des comptes orphelins : Permet d'effacer le répertoire personnel des utilisateurs présents dans la branche trash de l'annuaire.


  • ou les déplacer vers un dossier temporaire _Trash_users Si vous préférez, cette option permet de déplacer les répertoires personnels des anciens utilisateurs dans un sous dossier _Trash_users du home de l'admin.


  • Supprimer le dossier temporaire _Trash_users. Permet la suppression du dossier de stockage temporaire créé lors de l'étape précédente.


  • Vider la corbeille et purger les fichiers inutiles sur /var/se3 : Vide les comptes présents dans la branche trash de l'annuaire. Afin qu'il ne reste pas de fichiers obsolète sur la partition, le système cherche les fichiers qui n'appartiennent plus à personne dans les espaces partagés "Progs", "Profs", "Docs" et "Classes".

Résolution de problème

Si au cours des années précédentes, des erreurs ont été commises et que des fichiers obsolètes (qui n’appartiennent plus à personne) demeurent sur le serveur, il est toujours possible d'utiliser la fonction de résolution de problème :

  • Programmer la recherche et la suppression des fichiers utilisateurs obsolètes sur les partitions de stockage : Cette fonction permet de programmer un scan complet des partitions de stockage /home et /var/se3 à la recherche de fichiers obsolètes. Son exécution se déroule à 20h00 et un mail récapitulatif est envoyé sur le compte système défini dans l'interface.

Récupérer les mots de passe profs et élèves

À la fin de l'importation, un listing permettant la distribution des mots de passe aux utilisateur est généré. Ce listing est présenté en bandelettes (à découper) triées par classes. Pdf import user.png

Exemple pdf import user.png

Attention : il n'est pas possible de récupérer ce listing après fermeture de la page.

Le menu Annuaire > Accès à l'annuaire, puis le lien Exporter les comptes en format CSV ne permet que de récupérer les listes d'utilisateurs et les dates de naissance qui ne sont pas forcement les mots de passe initiaux.

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